W dobie cyfryzacji e-paragony stają się coraz bardziej popularne, a kasy fiskalne online odgrywają kluczową rolę w tym procesie. Ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa niemal dla wszystkich przedsiębiorców – z drobnymi wyjątkami. Jednak to jest z tymi e-paragonami: Wystawiać czy nie wystawiać? A jeśli tak, to co z papierową formą? Wszystkiego dowiesz się w poniższym artykule!
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży
Zgodnie z paragrafem 4 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących, istnieje wymóg instalacji kasy fiskalnej przez przedsiębiorców, którzy zajmują się sprzedażą określonych rodzajów produktów:
- Gaz płynny.
- Silniki spalinowe.
- Części do silników.
- Nadwozia do pojazdów silnikowych.
- Przyczepy, naczepy i kontenery.
- Części i akcesoria do pojazdów silnikowych.
- Sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny.
- Sprzęt fotograficzny.
- Wyroby z metali szlachetnych.
- Zapisane lub niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych.
- Perfumy oraz wody toaletowe.
- Paliwa silnikowe lub dodatki/domieszki do paliw silnikowych.
- Wyroby tytoniowe.
- Napoje alkoholowe.
W 2019 roku wprowadzono zmiany w zakresie użytkowania kas fiskalnych, obejmujące wprowadzenie kas fiskalnych online, które w niektórych branżach stały się obowiązkowe. Te nowoczesne kasy są wyposażone w funkcje pozwalające na ciągłe i automatyczne przesyłanie zarejestrowanych danych do Centralnego Repozytorium Kas, co obejmuje zarówno dane z ewidencji sprzedaży, jak i informacje o wydarzeniach wpływających na funkcjonowanie kas.
Kasy fiskalne online a wystawianie paragonów
Podatnicy korzystający z kas fiskalnych mają obowiązek wydawania paragonów jako potwierdzenia sprzedaży. Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy VAT, każda sprzedaż musi być udokumentowana paragonem fiskalnym lub fakturą. Paragony mogą być wystawiane w formie papierowej lub za zgodą nabywcy, w formie elektronicznej. W przypadku wyboru formy elektronicznej, dokument można przesyłać zgodnie z ustaleniami z nabywcą, w tym poprzez system teleinformatyczny Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Kasy fiskalne online oferują możliwość wystawienia e-paragonu, który może być następnie przesłany do klienta drogą mailową. Taka forma elektroniczna paragonu jest akceptowana przez organy podatkowe i zgodna z obowiązującym prawem.
