Prawidłowe przechowywanie dokumentacji to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Dotyczy to nie tylko faktur czy umów, ale również dokumentów fiskalnych, które potwierdzają sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej. Paragony, raporty dobowe czy miesięczne stanowią ważne dowody księgowe i mogą być potrzebne podczas kontroli skarbowej. Jak długo należy je przechowywać i czy forma dokumentu ma znaczenie? Wyjaśniamy najważniejsze zasady.
Paragony fiskalne a obowiązki podatkowe – co trzeba archiwizować?
Przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Dokumenty generowane przez kasę – w tym paragony fiskalne – stanowią dowody księgowe potwierdzające dokonane transakcje.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących dokumentami fiskalnymi są m.in.:
- paragony fiskalne i paragony anulowane,
- faktury wystawiane przez kasę,
- raporty fiskalne dobowe i miesięczne,
- raporty rozliczeniowe obejmujące cały okres pracy kasy.
Dokumenty te zawierają informacje o wartości sprzedaży, wysokości podatku oraz zastosowanych stawkach VAT. Przedsiębiorca powinien przechowywać zarówno kopie paragonów, jak i raporty fiskalne generowane przez urządzenie.
Okres przechowywania dokumentów fiskalnych – ile lat i od kiedy liczyć termin?
Zasady przechowywania dokumentów fiskalnych określają przepisy ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 70 §1 Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że paragony fiskalne oraz inne dokumenty z kasy należy przechowywać właśnie przez 5 lat, liczonych od końca roku, którego dotyczą rozliczenia podatkowe. W tym czasie organy skarbowe mogą przeprowadzić kontrolę i zażądać dostępu do dokumentacji.
Paragony papierowe i elektroniczne. Czy sposób zapisu ma znaczenie?
W ostatnich latach przepisy dotyczące dokumentów fiskalnych zostały zmodernizowane. Nowelizacja ustawy o VAT z 2020 roku wprowadziła możliwość stosowania e-paragonów, które mają taką samą moc prawną jak tradycyjny paragon papierowy.
Zmiany w rozporządzeniach dotyczących kas fiskalnych określiły również zasady ich funkcjonowania oraz wymagania techniczne dla urządzeń umożliwiających wystawianie paragonów elektronicznych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przekazywać klientom dokumenty sprzedaży także w formie cyfrowej.
Niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – dokumenty fiskalne muszą być przechowywane w sposób uporządkowany i umożliwiający ich szybkie odnalezienie. Dotyczy to zarówno wydruków, jak i danych zapisanych w pamięci kasy lub systemie informatycznym. Warto również pamiętać, że brak wydawania paragonów fiskalnych lub nieprawidłowe ich ewidencjonowanie może zostać uznane za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe.
Nie ma przy tym znaczenia, czy dokument występuje w formie papierowej czy elektronicznej – w obu przypadkach musi być odpowiednio archiwizowany i dostępny w razie kontroli.
