Sprzedaż przez internet często kojarzy się z mniejszą liczbą formalności niż handel stacjonarny. Brak bezpośredniego kontaktu z klientem czy płatności online mogą sugerować, że kasa fiskalna nie będzie potrzebna. W rzeczywistości przepisy są bardziej złożone. W wielu przypadkach sklep internetowy może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymagań.
Sprzedaż online a obowiązek ewidencjonowania – co mówią przepisy?
Zgodnie z art. 111 ustawy o VAT, przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym powinni ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej.
Jednocześnie przepisy przewidują zwolnienie dla firm, których sprzedaż na rzecz takich klientów nie przekroczyła 20 000 zł rocznie. Limit ten wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jeśli przedsiębiorca przekroczy ten próg, musi rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej. W przypadku sklepów internetowych istnieją jednak dodatkowe wyjątki.
Zwolnienie z kasy fiskalnej w e-commerce – kiedy jest możliwe?
Sprzedaż wysyłkowa może korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, nawet po przekroczeniu limitu obrotów. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- sprzedaż odbywa się w systemie wysyłkowym (pocztą lub kurierem),
- zapłata za towar trafia w całości na rachunek bankowy przedsiębiorcy (np. przelew lub płatność online),
- z dokumentacji płatności jasno wynika kto dokonał zakupu oraz czego dotyczyła transakcja.
Zwolnienie to obowiązuje obecnie do końca 2027 roku. Oznacza to, że wiele sklepów internetowych może prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, jeśli spełnia wszystkie wskazane warunki. Prawo do zwolnienia można jednak łatwo utracić. Dzieje się tak m.in. wtedy, gdy przedsiębiorca przyjmie płatność gotówką, gdy zapłata pochodzi z konta osoby trzeciej lub gdy klient zamówi produkt online, ale odbierze go osobiście w siedzibie firmy.
Kiedy kasa jest obowiązkowa bez względu na obrót?
Niektóre towary są wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Oznacza to, że przedsiębiorca musi posiadać kasę nawet wtedy, gdy sprzedaż odbywa się wyłącznie przez internet. Zgodnie z §4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas rejestrujących, obowiązek ten dotyczy m.in. sprzedaży:
- perfum i wód toaletowych,
- sprzętu fotograficznego (z wyjątkiem akcesoriów),
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych,
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych.
W takich przypadkach sprzedaż musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej od pierwszej transakcji.
