Utrata czy zniszczenie dokumentu to sytuacja, która może przydarzyć się każdemu. Należy jednak pamiętać, że jednym z obowiązków właściciela kasy rejestrującej jest przechowywanie książki serwisowej w miejscu jej użytkowania. Jak zachować się więc w momencie zgubienia lub zniszczenia książki?
Branża kosmetyczna i fryzjerska to dwie z tych, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, ewidencjonowanie sprzedaży muszą rozpocząć się już od pierwszej świadczonej usługi. Nie mogą więc być zwolnione z posiadania urządzenia fiskalnego, nawet jeśli ich obrót nie przekroczy 20 tys. Dlatego też niezależnie od tego, czy przyjmujesz klientów w domu, wynajmujesz stanowisko w salonie czy też prowadzisz własną działalność kosmetyczną lub fryzjerską – musisz posiadać kasę!
Książka serwisowa to dokument, który wydawany jest podatnikowi w momencie zakupu kasy lub drukarki fiskalnej.
Jakie informacje zawiera?
- Nazwę i model urządzenia fiskalnego
- Numer fabryczny i unikatowy
- Pełną nazwę i adres producenta
Podczas zakupu książka serwisowa uzupełniona powinna zostać także o takie dane jak:
- Dane firmy serwisującej (nazwa, adres, serwisant podstawowy i rezerwowy)
- Dane użytkownika kasy (pełne dane rejestrowe)
- Numer ewidencyjny urządzenia przydzielany przez Urząd Skarbowy
Książkę serwisową należy obowiązkowo przechowywać przez cały okres korzystania z urządzenia fiskalnego, a także zgodnie z ustawowym obowiązkiem, przez pięć kolejnych lat po zamknięciu pamięci kasy fiskalnej.
Przez czas eksploatacji urządzenia książka służy za dokument, w którym rejestrowana jest pełna historia sprzętu. Wpisy w niej umieszczane dotyczą wszystkich zdarzeń serwisowych np. fiskalizacji urządzenia, napraw, wykonanych przeglądów serwisowych oraz odczytu pamięci fiskalnej. Wpisów dokonywać może jedynie uprawniony do tego serwisant. Warto jednak wspomnieć o tym, że to podatnik odpowiedzialny jest za ich prawidłowość. To jemu zależeć powinno bowiem na dopilnowaniu tego, aby w książce znalazły się wszystkie właściwe adnotacje wykonane przez serwisanta.
Zagubiona lub zniszczona książka serwisowa – co należy zrobić?
Utrata lub zniszczenie dokumentu może przydarzyć się każdemu. W przypadku gdy sytuacja ta dotyczy książki serwisowej, fakt ten należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego (przypisanym do podatnika). Istotne jest to, aby informacja ta przekazana została w formie pisemnej. Tą samą drogą należy niezwłocznie zwrócić się do producenta urządzenia, z prośbą o wydanie duplikatu dokumentu. Aby prośba została rozpatrzona pozytywnie do zawiadomienia należy dołączyć kopię powiadomienia, które złożyliśmy w Urzędzie Skarbowym.
Koszt wydania duplikatu książki zależy od indywidualnego cennika serwisu, któremu podlega urządzenie fiskalne. Zwykle kwota ta waha się w granicach 90-140 zł netto. Serwis kopię dokumentu wydaje w przeciągu kilku dni roboczych.
Konsekwencje za brak posiadania książki serwisowej
Złamanie obowiązku dotyczącego posiadania książki serwisowej wiąże się z negatywnymi konsekwencjami dla podatnika. Co może oznaczać brak książeczki serwisowej w trakcie kontroli skarbowej?
- Brak dokumentu może spowodować utratę przyznanej wcześniej ulgi na zakup urządzenia fiskalnego,
- Niemożność przedstawienia dokumentu wiązać się może z brakiem zgody na konserwację lub naprawę kasy przez serwis fiskalny, a co za tym idzie również brak możliwości korzystania z niej,
- Jeśli odmówisz wglądu w dokumentację podczas kontroli skarbowej, urzędnicy mogą podważyć prawidłowość ewidencjonowania obrotu przedsiębiorstwa, a w konsekwencji nałożyć na podatnika karę finansową.
Mając na uwadze wszelkie konsekwencje, mogące wynikać z braku posiadania książki serwisowej, nie należy zwlekać z ubieganiem się o wydanie jej duplikatu. Koszty, które należy ponieść, nie są współmierne z sankcjami, które mogą płynąć za złamanie obowiązku dysponowania dokumentem, dlatego nie warto przed nimi uciekać.
Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości związane z tym tematem, zapraszamy do kontaktu. Jako eksperci branży urządzeń fiskalnych oferujemy naszą pomoc!
0 komentarzy