Jedna z największych rewolucji ostatnich lat właśnie się zbliża. Krajowy System e-Faktur, który do tej pory funkcjonował dobrowolnie, od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości firm w Polsce.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna, wdrożona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Kluczowym założeniem systemu jest centralizacja fakturowania – każda wystawiona faktura trafia do jednej bazy danych, skąd może zostać pobrana przez odbiorcę.
KSeF to także narzędzie do automatyzacji procesów księgowych, kontroli podatkowej i przyspieszenia rozliczeń. System obsługuje pliki XML zgodne z jednolitą strukturą logiczną i pozwala na uwierzytelnianie za pomocą certyfikatów lub podpisu kwalifikowanego.
Kogo obowiązuje Krajowy System e-Faktur? Ważne daty
KSeF został uruchomiony jako system dobrowolny, ale jego stosowanie stanie się niebawem obowiązkowe. Terminy wyglądają następująco:
- od 1 lutego 2026 – obowiązek dla firm, których przychody przekroczyły 200 mln zł w 2024 r.
- od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podmiotów
- od 1 stycznia 2027 – możliwość odroczenia dla mikroprzedsiębiorców (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie)
Wyjątki z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF obejmują m.in. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadących działalności (B2C), podatników korzystających z procedur szczególnych, a także niektóre usługi transportowe czy kulturalne.
Jak to będzie wyglądać?
Proces wystawiania faktury w KSeF wygląda tak:
- Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie księgowym
- Dokument trafia do KSeF, gdzie jest walidowany
- System nadaje jej numer referencyjny i generuje UPO (urzędowe poświadczenie odbioru)
- Faktura jest dostępna do pobrania przez odbiorcę
Na czas awarii systemu lub pracy w trybie offline przewidziano mechanizmy zapasowe – m.in. generowanie certyfikatów wystawcy oraz umieszczanie kodów QR na fakturach przesyłanych poza KSeF.
Korzyści z KSeF
- Skrócenie terminu zwrotu VAT (z 60 do 40 dni)
- Brak obowiązku przechowywania faktur (robi to za nas system)
- Zwolnienie z przekazywania JPK_FA na żądanie
- Jednolity standard dokumentów
- Bezpieczeństwo obiegu i brak możliwości zgubienia faktury
Co dalej z fakturami papierowymi?
Od 1 stycznia 2027 roku faktury papierowe praktycznie znikną z obrotu B2B. Dla klientów indywidualnych (B2C) faktury nadal będą mogły być wystawiane poza KSeF, jednak coraz więcej firm będzie dążyć do pełnej cyfryzacji.
Co grozi za brak wdrożenia?
Po zakończeniu okresu przejściowego (czyli od 2027 roku) za niewystawienie faktury w KSeF będzie grozić kara nawet do 100% wartości VAT z faktury. Dlatego warto przygotować się do zmian już teraz.
