W gąszczu przepisów podatkowych łatwo zgubić się w różnicach pomiędzy różnymi dokumentami księgowymi. Jednym z częściej pojawiających się pytań wśród przedsiębiorców jest: kiedy wystawić fakturę, a kiedy można posłużyć się tzw. fakturą uproszczoną, czyli paragonem z numerem NIP nabywcy? Wprowadzenie tych zasad miało ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej, ale w praktyce budzi wiele wątpliwości.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to forma dokumentu sprzedaży, która w świetle przepisów jest równoważna tradycyjnej fakturze VAT. W praktyce jest to paragon fiskalny z numerem identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy. Dzięki temu paragon spełnia funkcję faktury, a jego zastosowanie znacząco upraszcza procesy księgowe zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
Zgodnie z przepisami, paragon z NIP-em może być traktowany jako faktura, o ile kwota transakcji nie przekracza 450 zł brutto (lub 100 euro). Dokument ten umożliwia przedsiębiorcy odliczenie podatku VAT, co czyni go niezwykle przydatnym w codziennym prowadzeniu działalności gospodarczej.
Dla sprzedawcy oznacza to mniej formalności związanych z wystawianiem dodatkowych faktur, a dla nabywcy – szybszy proces dokumentowania kosztów. Należy jednak pamiętać, że brak numeru NIP na paragonie uniemożliwia wystawienie faktury VAT w późniejszym terminie.
Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow
Kiedy wystawić fakturę, a kiedy fakturę uproszczoną?
Wystawienie faktury uproszczonej, czyli paragonu z NIP-em, jest możliwe wyłącznie w przypadku transakcji nieprzekraczających 450 zł brutto. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku mniejszych zakupów realizowanych przez przedsiębiorców. Jeżeli jednak kwota transakcji przekracza ten limit, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia standardowej faktury VAT.
Przedsiębiorca, który dokonuje zakupu na podstawie paragonu z NIP-em, może zażądać wystawienia pełnej faktury VAT. Warto jednak pamiętać, że taka możliwość istnieje wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer identyfikacji podatkowej. Bez NIP-u sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury, a nabywca nie może uwzględnić wydatku w kosztach działalności gospodarczej.
Podsumowując:
- Jeśli kwota nie przekracza 450 zł brutto, wystarczy faktura uproszczona (paragon z NIP-em).
- Przy wyższych kwotach należy wystawić pełną fakturę VAT.
- Brak NIP-u na paragonie wyklucza możliwość wystawienia faktury w późniejszym terminie.
