Branża e-commerce i handel stacjonarny różnią się od siebie. Jednak mają także wiele cech podobnych. Sprzedawcy naziemni i internetowi mają ten sam cel – jak najwięcej sprzedać, a także dzielą wspólny obowiązek – ustawowo regulowane ewidencjonowanie przychodów ze sprzedaży. Jednak… Czy przy sprzedaży internetowej potrzebna jest kasa lub drukarka fiskalna, tak jak w handlu stacjonarnym? Jakie są aktualne wymogi wobec branży e-commerce? Sprawdź, czy prowadząc sklep internetowy, powinieneś korzystać z urządzenia fiskalnego!
Sprzedaż internetowa a urządzenia fiskalne
W wielu branżowych przypadkach istnieje możliwość rezygnacji z posiadania urządzenia fiskalnego. Jednak trzeba pamiętać, że kasa i drukarka fiskalna mogą być także sporym ułatwieniem w prowadzeniu działalności. Koniecznością jest odpowiedni wybór urządzenia, a to z kolei jest zależne od potrzeb przedsiębiorcy. Koszt zakupu, łatwość korzystania oraz funkcjonalność sprzętu to cechy, na które warto zwrócić uwagę, podejmując decyzję o zakupie kasy lub drukarki fiskalnej. Ważnym aspektem, jak nie najważniejszym, są zakres i wymiar działalności sklepu lub firmy. Im ta jest bardziej rozwinięta (wielość usług i towarów, liczba pracowników, zakres geograficzny działalności etc.), tym lepiej skłonić się ku zakupowi drukarki niż kasy fiskalnej. Ta druga, ze względu na swoją specyfikę, jest bardziej dostosowana do ewidencji przychodów mniejszych przedsiębiorstw lub dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Z kasą czy bez kasy w branży e-commerce?
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej, a co za tym idzie, ewidencji przychodów ze sprzedaży, co do zasady dotyczy wszystkich polskich przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą – zatem również tych, prowadzących sklepy internetowe. Istnieją jednak pewne przypadki, w których można starać się o zwolnienie z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego. Trzeba spełnić trzy warunki:
- sprzedaż musi być prowadzona tylko w formie wysyłkowej,
- zapłata za towar zawsze musi być dokonana tylko przez bank na konto firmy lub przedsiębiorcy (brak możliwości zapłaty gotówką), a z danych przelewu musi jasno wynikać czego dotyczyła zapłata,
- sprzedawane towary nie mogą znajdować się na liście wykluczonych z możliwości sprzedaży bez posiadania urządzenia fiskalnego.
Nawiązując do punktu ostatniego, towary i usługi, których ewidencja za pomocą urządzeń fiskalnych jest obligatoryjna w każdym przypadku, to np. usługi kosmetyczne i fryzjerskie, doradztwo prawne, dostawy sprzętu radiowego i telewizyjnego, części do pojazdów i silników, handel wyrobami z metali szlachetnych, czy sprzedaż perfum.
Najnowsze przepisy prawne wskazują, że w jakichkolwiek innych przypadkach niż wyżej wymienione ewidencja sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych jest obowiązkowa. Dotyczy to np. sytuacji, w której klient kupuje towar w sklepie internetowym, jednak zaznacza, że chce go odebrać w siedzibie stacjonarnej firmy (nie jest to sprzedaż całkowicie prowadzona w formie wysyłkowej). Kolejnym takim przypadkiem jest płatność gotówką, która wymaga użycia kasy lub drukarki fiskalnej.
Na co zwrócić uwagę, wybierając urządzenie fiskalne?
Urządzenie fiskalne, które ma być przeznaczone do ewidencji przychodów ze sprzedaży w sklepie internetowym powinno spełniać konkretne techniczne wymogi. Przy zakupie trzeba zwrócić uwagę na:
- pojemność bazy towarowej,
- potrzebę częstotliwości aktualizowania bazy towarów oraz innych danych,
- łatwość obsługi urządzenia,
- możliwość wystawiania faktur VAT,
- opcja archiwizacji paragonów.
To są podstawowe funkcje urządzeń fiskalnych. W podejmowaniu wyboru o kupnie odpowiedniej kasy lub drukarki, przedsiębiorca powinien kierować się przede wszystkim swoimi potrzebami. Czy potrzebuje monitorować stany magazynowe? Czy będzie korzystał z bardziej zaawansowanych opcji? Jaki ma budżet? Dla każdego przedsiębiorcy jednym z najważniejszych czynników w podjęciu decyzji jest właśnie cena. W tym miejscu, warto wiedzieć, że kasy fiskalne są zdecydowanie tańszą opcją niż drukarki. Jednak idzie za tym także różnica w funkcjach. Dlatego tak ważna jest odpowiedź na pytanie o potrzeby.
Co daje korzystanie z kasy i drukarki fiskalnej w e-commerce?
Urządzenia fiskalne, jak już było wspomniane wcześniej, mogą stanowić duże ułatwienie w pracy, szczególnie w branży e-commerce. Dlaczego? Między innymi – możliwość niemal natychmiastowego wystawiania paragonów oraz faktur VAT dzięki zintegrowaniu z zewnętrznym programem sprzedażowym w drukarce fiskalnej pozwala na szybkość działania, a dzięki programowi – także odznacza się precyzją i minimalizuje błędy (często spowodowane tzw. czynnikiem ludzkim).
Dzięki urządzeniom fiskalnym e-przedsiębiorca ma możliwość monitorowania, zarządzania oraz aktualizowania stanów magazynowych – na bieżąco. To z kolei pomaga usprawnić logistykę procesów sprzedażowych, a tym samym zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa. Urządzenia fiskalne pozwalają na precyzyjne i zaawansowane operacje, np. tworzenie raportów oraz analiz. Może to pomóc przedsiębiorcy poznać dokładniej swojego konsumenta, a w następstwie nawet zwiększyć przychody z działalności firmy.
Obowiązek ewidencji sprzedaży nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Jednak, dla tych, którzy według prawa, muszą z nich korzystać, nie jest to wcale złe czy utrudniające pracę rozwiązanie. Najważniejszy jest dobór odpowiedniego urządzenia do potrzeb oraz wielkości przedsiębiorstwa. Po jego dokonaniu, praca może okazać się dużo sprawniejsza oraz efektywniejsza.
0 komentarzy