JAK CZĘSTO WYKONYWAĆ SERWIS KASY FISKALNEJ?

Posiadacze kas fiskalnych zobowiązują się do przestrzegania kilku podstawowych obowiązków. Wśród nich niemal najważniejszym warunkiem, zapewniającym o sprawności sprzętu, jest regularny serwis kasy fiskalnej. W przypadku jego pominięcia właścicielowi może grozić kara. Warto więc pamiętać, kiedy należy przeprowadzać serwis kas fiskalnych.

Przepisy dotyczące przeglądu kas fiskalnych

Zgodnie z rozporządzeniem w art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, każdy przedsiębiorca będący właścicielem kasy fiskalnej ma zobowiązanie wobec regularnego dokonywania jej przeglądu technicznego. Warunek ten obowiązuje bez względu na rodzaj i model kasy, a także dotyczy każdej branży. W Rozporządzeniu Ministra Finansów (wydanym 29 kwietnia 2019 roku) widnieje spis dokładnych czynności, które powinny być przeprowadzone podczas serwisowania kasy fiskalnej.

Jak często należy robić serwis kasy fiskalnej?

Według panujących przepisów, kasy fiskalne (tradycyjne, jak i kasy online) należy poddawać serwisowi technicznemu u uprawnionego serwisanta nie rzadziej niż co dwa lata. Jeśli jest taka potrzeba, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przegląd wykonywać częściej. 

Warto zwrócić szczególną uwagę, że to w zakresie właściciela leży pilnowanie i przestrzeganie terminów związanych z przeglądem. Po dokonaniu zgłoszenia firma zajmująca się serwisem ma około pięciu dni na realizację.

Właściciel zobowiązany jest również do wykonania przeglądu kasy fiskalnej w kilku wyszczególnionych przypadkach: 

• jeśli kasa fiskalna została utracona np. z powodu kradzieży, a następnie odzyskana i wdrożona do ponownego ewidencjonowania;
• jeśli podatnik uzyskał kasę fiskalną na bazie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej podobnej umowy. 

Wyznaczenie pierwszego terminu serwisu kasy fiskalnej dokonuje się od dnia fiskalizacji kasy, a szczegółowe ustalenia bazują na przepisach zawartych w art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.).  

W przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej z jednoczesnym zaniechaniem prowadzenia ewidencji przy pomocy kas nie dokonuje się obowiązkowego przeglądu technicznego.

Co zostaje sprawdzone w trakcie serwisu kasy fiskalnej? 

Głównym założeniem przeglądu kas fiskalnych jest sprawdzenie i kontrola ich elementów, a także wykrycie ewentualnej ingerencji osób trzecich w strukturę urządzenia. Najczęściej zakres działań serwisanta obejmuje: 

• sprawdzenie poprawnego działania wyświetlacza, mechanizmu drukującego, klawiatury;
• kontrola pamięci fiskalnej, modułu fiskalnego, a także sprawdzenie zakresu emisji dokumentów fiskalnych;
• odczyt kopii elektronicznej i test stanu technicznego modułu zasilania awaryjnego;
• określenie stanu obudowy oraz wyświetlacza;
• poprawny numer ewidencyjny, zapisy z książki serwisowej, dokumentacji serwisu kasy, a także odpowiednio przygotowane plomby;
• sprawność programu obsługującego pracę kasy i jej archiwizację;
• odczyt dokumentów wydrukowanych przez kasę, w celu określenia ich czytelności.

Jako że podatnik zobowiązany jest do wykonania serwisu kasy fiskalnej w wyznaczonym terminie i własnym zakresie — w przypadku pominięcia lub zignorowania zaleceń grozi mu kara finansowana wytyczana przez Urząd Skarbowy. Jej wartość może wynosić od 150 do 500 zł, a także dodatkowo wiąże się z możliwością utracenia prawa do ulgi podczas zakupu urządzenia.

Chcesz wiedzieć więcej o kasach fiskalnych oraz związanych z nimi przepisach? Potrzebujesz wykonać przegląd swojego urządzenia? Nasi Eksperci pozostają do dyspozycji i chętnie odpowiedzą na wszystkie branżowe pytania. Zapraszamy do kontaktu pod numerem telefonu 91 43 22 001, adresem mailowym kasy@ekspert.biz lub w naszej siedzibie przy ul. Waleriana Łukasińskiego 114 w Szczecinie.