Kasy fiskalne online stały się nieodłącznym elementem współczesnego handlu, wymagającym nieprzerwanego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). W artykule poruszymy temat czy kasy te mogą być wyłączane podczas okresów bezczynności i jakie procedury należy przy tym stosować.
Funkcjonowanie kasy fiskalnej online – podstawowe zasady
Kasy fiskalne online są zaprojektowane do ciągłego połączenia z CRK, co umożliwia automatyczne przesyłanie danych transakcyjnych i zdarzeń systemowych. Każda transakcja oraz istotne zdarzenia operacyjne są rejestrowane w czasie rzeczywistym, co zabezpiecza przed utratą danych i ułatwia audytowanie przez organy skarbowe.
Jednak uspokajamy – kasa fiskalna online nie wymaga ciągłego działania, jeśli w danym momencie nie odbywa się sprzedaż usług. Włączenie i połączenie z Internetem jest konieczne, gdy podatnik realizuje transakcje, szczególnie w momencie otrzymywania płatności od klienta, co zwykle ma miejsce na końcu procesu sprzedaży w lokalizacji klienta. Takie zarządzanie aktywnością kasy zapewnia prawidłowe funkcjonowanie systemu oraz umożliwia efektywne przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas w odpowiednich momentach sprzedaży.
Co oznacza bezczynność kasy fiskalnej online?
Bezczynność kasy fiskalnej online może wystąpić wtedy, gdy nie prowadzone są żadne transakcje. Mimo braku aktywności, kasa powinna pozostać online, aby mogła komunikować się z CRK. W sytuacji, gdy kasa jest offline, konieczne jest jej jak najszybsze ponowne połączenie z siecią.
Jak postępować przy bezczynności kasy spowodowanej czynnikami zewnętrznymi?
Artykuł 111 ust. 3ab ustawy o VAT reguluje sytuacje, kiedy z przyczyn niezależnych od podatnika nie można utrzymać połączenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). W przypadku, gdy bezczynność kasy wynika z czynników zewnętrznych, takich jak awaria internetu czy przerwa w zasilaniu, istotne jest szybkie przywrócenie funkcjonalności. Jeżeli kasa nie może być online, należy tymczasowo prowadzić ewidencję sprzedaży ręcznie, a dane przesłać do CRK natychmiast po rozwiązaniu problemu. W przypadku dłuższych przerw, zalecane jest skontaktowanie się z naczelnikiem Urzędu Skarbowego w celu uzyskania zgody na okresowe połączenie z CRK.
Kasy fiskalne online wymagają stałego połączenia z CRK, jednak w wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest ich tymczasowe wyłączenie. Kluczowe jest jednak zachowanie ciągłości ewidencji i zapewnienie, że wszystkie transakcje zostaną prawidłowo zarejestrowane i przekazane do CRK. Pamiętaj, aby w przypadku jakichkolwiek wątpliwości skonsultować się z autoryzowanym serwisem lub bezpośrednio z urzędem skarbowym.
