Paragon to nie tylko dowód zakupu – to także obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych. Wraz z rozwojem technologii coraz częściej pojawia się pytanie: czy e-paragon może zastąpić tradycyjny dokument? Jak długo należy przechowywać paragony i jakie przepisy regulują ich wydawanie? Sprawdźmy, co na ten temat mówi prawo.
Obowiązek sprzedawcy
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych musi być udokumentowana paragonem fiskalnym lub fakturą. Oznacza to, że jeśli prowadzisz sprzedaż towarów lub usług, masz obowiązek wydać klientowi paragon – nawet jeśli on sam o to nie prosi.
Kto musi mieć kasę fiskalną?
W niektórych branżach prowadzenie ewidencji sprzedaży jest obligatoryjne. Dotyczy to m.in.:
- sprzedaży paliw, alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum i wód toaletowych,
- sprzedaży sprzętu RTV, fotograficznego i telekomunikacyjnego,
- sprzedaży części samochodowych, przyczep, naczep, kontenerów,
- usług przewozowych, taksówek, serwisów samochodowych, gastronomii i wielu innych.
Jeśli Twój biznes obejmuje którąś z tych branż – musisz mieć kasę fiskalną i wystawiać paragony przy każdej sprzedaży.
E-paragon. Dopuszczalny czy nie?
Tradycyjne, papierowe paragony powoli ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom. E-paragon to elektroniczna wersja dokumentu, obsługiwana tylko przez drukarki fiskalnej, które za pośrednictwem programu sprzedażowego i programu do wysyłki mogą wysyłać dokument w tej postaci do klienta np. e-mailem.
Wśród drukarek obsługujących e-paragony znajdują się m.in. Fawag Box, Posnet Thermal HX Online oraz Posnet Thermal XL2 Online.
Czy e-paragon jest legalny? Tak, od 2019 roku przepisy dopuszczają wydawanie e-paragonów. Jednak sprzedawca może je wystawiać tylko za zgodą klienta i tylko wtedy, gdy posiada kasę fiskalną online.
Jak długo trzeba przechowywać paragony?
Czas przechowywania paragonów zależy od ich rodzaju oraz podmiotu, który je archiwizuje.
• Sprzedawcy – zgodnie z przepisami ustawy o VAT, przedsiębiorcy muszą przechowywać kopie paragonów fiskalnych przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli korzystają z kasy fiskalnej online, dane są archiwizowane automatycznie w pamięci urządzenia lub przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas.
• Klienci – nie mają prawnego obowiązku przechowywania paragonów, ale warto je zachować na wypadek reklamacji lub zwrotu. W większości przypadków sklepy wymagają okazania dowodu zakupu, aby uwzględnić reklamację, co zazwyczaj trwa 2 lata (zgodnie z rękojmią).
Świadomość przepisów dotyczących paragonów pomaga zarówno sprzedawcom, jak i klientom w lepszym zarządzaniu transakcjami oraz ochronie swoich praw. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku wydawania i archiwizowania paragonów, a klienci o ich przechowywaniu na potrzeby ewentualnych zwrotów czy reklamacji. Wraz z rozwojem technologii e-paragony stają się coraz popularniejsze, jednak ich stosowanie wymaga spełnienia określonych warunków prawnych.
