Wśród przedsiębiorców działających w branży turystycznej, temat obowiązku stosowania kas fiskalnych przy świadczeniu usług zakwaterowania budzi wiele pytań. Choć większość transakcji w tej branży podlega ewidencji, istnieją określone zwolnienia podatkowe, które mogą odciążyć przedsiębiorców od tego obowiązku. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej, kiedy usługa zakwaterowania wymaga rejestracji na kasie fiskalnej.
Porównanie usługi zakwaterowania z najmem długoterminowym
Usługa zakwaterowania różni się zasadniczo od usługi najmu. Najem dotyczy długoterminowego wynajmu nieruchomości na cele mieszkaniowe, gdzie umowy liczone są w okresach miesięcznych lub nawet rocznych. Z drugiej strony, usługa zakwaterowania odnosi się do krótkoterminowego wynajmu, często na dni lub tygodnie, co jest typowe dla branży turystycznej lub wynajmu dla pracowników delegowanych. W przypadku krótkoterminowego wynajmu nie mówimy o najmie w klasycznym tego słowa znaczeniu, a o ofercie czasowego zakwaterowania dla osób potrzebujących tymczasowego miejsca pobytu.
Kasa fiskalne a usługa zakwaterowania
W kontekście usług zakwaterowania, przedsiębiorcy świadczący tego typu usługi na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej zobowiązani są do używania kasy fiskalnej i wydawania paragonów. Istnieją jednak możliwości zwolnienia z tego obowiązku, zgodnie z rozporządzeniem o zwolnieniach z obowiązku ewidencji. Przykładowo, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia, nowi podatnicy, którzy rozpoczynają działalność po 31 grudnia 2023 i nie przekroczą obrotu 20 000 zł w proporcjonalnie obliczonym okresie, mogą być zwolnieni z ewidencjonowania.
Kiedy usługa zakwaterowania zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
(Stan na lipiec 2024)
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dotyczy wyłącznie krótkotrwałych usług zakwaterowania (nieobejmujących usług hotelarskich i turystycznych), o ile są one w pełni udokumentowane fakturą, oraz dokonano za nie zapłaty przelewem. Takie zwolnienie nie jest ograniczone żadnym progiem kwotowym. Kluczowym warunkiem jest wystawienie faktury na usługę zakwaterowania oraz dokonanie zapłaty bezgotówkowo, tj. przelewem bankowym, przez pocztę lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, na konto podatnika.
Podatnicy mogą całkowicie zrezygnować z używania kasy fiskalnej, jeżeli wszystkie świadczone usługi zakwaterowania będą dokumentowane fakturami, a zapłata będzie dokonana przelewem. Jest to ważne, aby każdy klient otrzymał fakturę za usługę.
Podmioty świadczące usługi zakwaterowania są całkowicie zwolnione z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, gdy wystawiają faktury VAT i otrzymują zapłatę bezgotówkowo. Warto zauważyć, że faktury te mogą być wystawiane także na osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej.
Dodatkowo określono zwolnienie dla usług świadczonych na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Warunkiem jest pełne uregulowanie zapłaty za usługę przez pocztę, bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, na konto bankowe lub konto w spółdzielczej kasie, do której podatnik należy. Zapłata musi być jednoznacznie dokumentowana i wiązać się z konkretną usługą.
Polecane kasy fiskalne:
