PORADNIK KLIENTA

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż. Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:

  • osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
  • rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej,
  • rolnikom świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.

Jakie są rodzaje kas?

Na rynku funkcjonują cztery rodzaje kas fiskalnych:

  • kasy on-line,
  • kasy z elektronicznym zapisem kopii,
  • kasy z papierowym zapisem kopii,
  • kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.

Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy, deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.

Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.


Ważne! Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Kiedy trzeba mieć terminal płatniczy zintegrowany z kasą fiskalną?

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Termin wejścia w życie tego obowiązku początkowo był ustalony na 1 lipca 2022 roku, ale został przesunięty na 1 stycznia 2024 rok.

Oznacza to, że jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line i nie posiadasz terminala, nie będziesz musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten protokół.

Ważne! Przy zakupie terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi na ten cel. Przeczytaj więcej o uldze na zakup terminala płatniczego.

Jeżeli nie wywiążesz się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie ci grozić kara 5 tys. zł.

Kto musi posiadać kasę online?

Kasę on-line muszą mieć firmy, które:

  • świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych,
  • świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
  • sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych
  • świadczą usługi:
    • fryzjerskie,
    • kosmetyczne i kosmetologiczne
    • budowlane
    • w zakresie opieki medycznej
    • prawnicze
    • związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy – nie więcej jednak niż 700 zł – i przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

  • twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line,
  • twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie on-line.

Zwrot ulgi za zakup kasy fiskalnej

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:
  • przestaniesz używać kasy fiskalnej (na przykład zamkniesz firmę, ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych),
  • trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym Repozytorium Kas,
  • nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

Pamiętaj! Jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, czas zawieszenia nie jest wliczany do okresu wymaganych 3 lat.

 

Przykład 1

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 roku i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu 2016 roku zawiesiłeś działalność na 2 lata (czyli do lipca 2018 roku) i następnie wznowiłeś ją do końca 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 roku postanowiłeś zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.

Jeśli chcesz zwrócić ulgę uzyskaną na zakup kasy, należną kwotę wpłać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

  • miesiącu, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za miesiąc),
  • kwartale, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za kwartał).

 

Przykład 2

Od stycznia 2018 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy miesięczne. Kasę fiskalną o wartości 1200 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. W marcu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 kwietnia 2019 roku.

 

Przykład 3

Od sierpnia 2017 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za każdy kwartał. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i skorzystałeś z ulgi. W styczniu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 lutego 2019 roku.

Jeśli jesteś zwolniony z podatku VAT, zwróć ulgę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym skończyłeś prowadzenie działalności.

 

Przykład 4

Od lutego 2018 roku prowadzisz firmę i jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania podatku VAT. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w lutym 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. Jednak 2 sierpnia 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 31 sierpnia 2019 roku.

Książka kasy fiskalnej (książka serwisowa)

Książka kasy to dokument, który dostaniesz, kupując kasę, i w którym powinna się znaleźć cała historia jej użytkowania. Dlatego książkę musisz na bieżąco uzupełniać i przechowywać tam, gdzie używasz kasy.

Do książki kasy wpisujesz miejsce użytkowania kasy i każdą jego zmianę. Powinieneś też odnotować sytuacje, kiedy musiałeś wezwać serwisanta (żądanie interwencji). Część informacji wpisuje sam serwisant, który odpowiada za fiskalizację, wszystkie naprawy, konserwację i przeglądy techniczne. Serwisant dokumentuje wymianę pamięci (fiskalnej i chronionej) oraz potwierdza przeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

W książce są wymienione wszystkie osoby upoważnione do przeprowadzenia serwisu – wpisuje je serwis główny (czyli producent kasy, jej importer lub firma przez nich upoważniona do prowadzenia serwisu głównego). Serwis główny wyda ci także duplikat książki kasy, jeśli ją zgubisz.

Listę osób, które mają uprawnienia do prowadzenia serwisu kas, prowadzi Ministerstwo Finansów.

Sprawdź, czy twój serwisant ma ważne uprawnienia do zajmowania się twoją kasą.

Pamiętaj! Jeśli będziesz miał kontrolę urzędu skarbowego, urzędnik może poprosić cię, żebyś okazał książkę kasy.

Przegląd techniczny kasy fiskalnej

Pamiętaj o wykonywaniu regularnych przeglądów technicznych – co najmniej raz na 2 lata. Termin wykonania kolejnego przeglądu liczysz od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu.

W celu umówienia serwisu kasy skontaktuj się z nami w celu wyznaczenia terminu.

Za brak wykonania przeglądu w terminie grożą ci kary lub sankcje:

  • naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w wysokości 300 zł,
  • będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy, jeśli taką otrzymałeś (w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania).

Co zrobić, jeśli stracisz kasę fiskalną?

O utracie kasy powiadom niezwłocznie – w ciągu 5 dni od zdarzenia – naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży, zgłoś się na policję. Otrzymasz potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży. Przedstaw je w urzędzie skarbowym, informując naczelnika o utracie kasy.

Jeśli odzyskasz kasę, będziesz musiał przeprowadzić przegląd techniczny przed jej ponownym użyciem. Poinformuj też urząd skarbowy o odzyskaniu kasy.

Awaria kasy fiskalnej – co robić?

W przypadku awarii kasy poinformuj o tym swojego serwisanta. Do prowadzenia dalszej ewidencji sprzedaży możesz wykorzystać kasę rezerwową, o ile ją posiadasz – nie masz takiego obowiązku. Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co kasa podstawowa, a paragony muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadziłeś sprzedaż na kasie rezerwowej, drukuj raporty dobowe i miesięczne.

Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz dokonywać sprzedaży w czasie awarii.

Zawieszenie działalności gospodarczej a kasa fiskalna

Zawieszenie działalności nie oznacza obowiązku likwidacji kasy. Jeśli działalność jest zawieszona, jesteś też zwolniony z obowiązku zgłaszania kasy do przeglądu technicznego. Musisz natomiast zrobić to po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie.

W czasie zawieszenia:

  • jeżeli nie dokonywałeś sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, nie robisz raportów dobowych ani miesięcznych,
  • jeżeli sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku firmy lub środki trwałe, musisz zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym podmiotom (przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę,
  • nie musisz zmieniać kasy fiskalnej starego typu na kasę fiskalną nowego typu (jeśli masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie online). Trzeba to jednak zrobić przed rozpoczęciem pierwszej sprzedaży, po wznowieniu działalności.

Jak zlikwidować kasę fiskalną?

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta oraz:

  • wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy – miesięczny),
  • wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół z tej czynności,
  • złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, a także raport fiskalny rozliczeniowy – w ciągu 5 dni od ich sporządzenia.

    • Ważne! Musisz zwrócić kwotę, którą wcześniej odliczyłeś lub którą zwrócił ci urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia używania kasy:

    • przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą,
    • nastąpi otwarcie likwidacji twojej firmy,
    • zostanie ogłoszona upadłość twojej firmy,
    • sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych.