KASA FISKALNA – CZYM SIĘ KIEROWAĆ PRZY JEJ WYBORZE?

Kiedy przedsiębiorca staje przed wyborem kasy fiskalnej, ważne jest, aby dopasował ją do swojej branży, charakteru działalności oraz zindywidualizowanych potrzeb. Nie warto kierować się ceną czy wyglądem – często okazuje się, że kasy wybierane na tej podstawie nie spełniają oczekiwań klientów i narażają ich na dodatkowe koszty. Jednym z podstawowych pytań, które przedsiębiorca powinien sobie zadać jest to, czy kasa fiskalna będzie wykorzystywana będzie tylko stacjonarnie czy będzie też potrzebna przy sprzedaży mobilnej.

Kasa fiskalna – czy jest potrzebna każdemu?

Zakup i rejestracja kasy fiskalnej to obecnie obowiązek niemal wszystkich przedsiębiorców, którzy decydują się na prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Kasy rejestrujące, zwane potocznie fiskalnymi, służą jak sama nazwa wskazuje, do rejestrowania obrotu oraz podatku jaki należy zapłacić urzędowi skarbowemu. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek stosowania kas rejestrujących, jeśli ich działalność opiera się na sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje jednak możliwość zwolnienia przedsiębiorcy z obowiązku posiadania kasy. Kiedy może dojść do takiej sytuacji? Gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł.  Należy jednak pamiętać, że w przypadku podatników rozpoczynających w danym roku prowadzenie działalności, limit ten obliczany jest proporcjonalnie do okresu jej trwania.

W tym samym rozporządzeniu znajduje się jednak kilkanaście wyjątków od reguły. Wymienione zostały branże, które niezależnie od wysokości obrotu nie są zwolnione z posiadania kasy i rejestru obrotu, są to m.in. usługi fryzjerskie czy kosmetyczne, a także te związane z przewozem osób oraz towarów.

Czym kierować się przy wyborze kasy?

Wybór kasy fiskalnej dla osoby, która nigdy wcześniej nie miała z nią styczności nie jest prostą sprawą. To co czeka na nas w sklepie to różnorodne parametry i funkcje, większe lub mniejsze gabaryty, kilka wersji kolorystycznych i dodatkowe akcesoria – potrzebne bardziej lub mniej. Podjęta decyzja jest jednak na tyle istotna, że będzie miała ona wpływ na pracę przedsiębiorcy, minimum przez kilka lat. Czym więc kierować się przy wyborze kasy fiskalnej, aby zapewniła ona komfortowe prowadzenie sprzedaży?

1. Baza towarowa.
Urządzenie powinno być dostosowane do liczby oferowanych produktów bądź usług. Mówiąc inaczej, baza towarowa kasy musi być na tyle pojemna, aby można było w niej zdefiniować cały asortyment.

2. Interfejsy komunikacyjne.
To od nich zależy możliwość współpracy kasy z pozostałymi, często niezbędnymi elementami systemu kasowego. Nie każda jednostka oferuje bowiem możliwość podłączenia do niej czytnika kodów, komputera czy na przykład wagi. Zasada jest tu prosta – im więcej zróżnicowanych portów komunikacyjnych, tym lepiej.

3. Niezawodność.
Urządzenie wysoko oceniane przez innych przedsiębiorców z pewnością nie zawiedzie kolejnego właściciela.

4. Intuicyjne menu.
Sprawna i łatwa obsługa kasy to także zadowolony klient. Pozwoli to bowiem na swobodne zaaranżowanie stanowiska obsługi klientów.

5. Profesjonalny serwis.
Znalezienie odpowiedniego urządzenia to tylko połowa sukcesu. Ważny jest także profesjonalny partner, który udzieli szybkiej pomocy i będzie odpowiednio serwisował kosztowny sprzęt. Warto więc przed zakupem kasy w konkretnym miejscu zapoznać się z opiniami o firmie sprzedającej urządzenia.

Urządzenie do sprzedaży stacjonarnej czy do handlu mobilnego?

O ile w przypadku prowadzenia sprzedaży w punkcie handlowo-usługowym przedsiębiorca może pozwolić sobie na większe rozwiązanie technologiczne, o tyle w pracy w terenie lepsze i wygodniejsze okaże się urządzenie mniejszych gabarytów. Wybór więc warto uzależnić od rodzaju prowadzonej działalności – stacjonarnej lub mobilnej. O ile sprzęt dużych rozmiarów nie sprawdziłby się w mobilnych działalnościach, tak nie ma przeszkód, aby w stacjonarnej siedzibie firmy zainstalowany został niewielki model kasy, szczególnie gdy lada nie oferuje zbyt wiele przestrzeni na zagospodarowanie kompletu systemu sprzedażowego. Należy podkreślić, że współcześnie zarówno rozbudowane, jak i małe kasy rejestrujące, wyróżniają się wysokimi parametrami użytkowymi.

Najważniejsza rada? Nie kieruj się ceną!

Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej to nie lada wyzwanie. Rynek oferuje wiele modeli, których ceny są niezwykle zróżnicowane. Czy warto oprócz wcześniej wymienionych cech kierować się też ceną? Sprawdzona rada – decyzję o kupnie najtańszego sprzętu należy przemyśleć kilka razy, niska cena wróży zazwyczaj niemałe problemy. Warto wiedzieć, że równie istotne jak sam sprzęt, są jego odpowiednia konfiguracja i zaprogramowanie. Aby sprzedaż prowadzona była zgodnie z przepisami należy poprawnie wprowadzić nazwy towarów i usług, korzystanie z kasy fiskalnej ma też związek z archiwizowaniem danych oraz kontrolami skarbowymi. Najtańsze rozwiązania charakteryzują się nierzadko niewystarczającymi w praktyce parametrami technicznymi: niewydajnymi akumulatorami, niewielką bazę towarową czy mało intuicyjną obsługą. Dodatkowo ich design również odstaje od dzisiejszych czasów.

Dobra kasa fiskalna pozwoli przedsiębiorcy na pracę zgodnie z przepisami, oszczędzi jego cenny czas, a także pieniądze, a także będzie stanowić estetyczny element wystroju wnętrza sklepu czy biura. Dzięki prawidłowo dobranemu urządzeniu obsługa klienta stanie się profesjonalna i łatwiejsza.

Kasy znanych polskich producentów to urządzenia sprawdzone, pracujące w tysiącach sklepów ze świetnym zapleczem serwisowym i dostępem do części zamiennych. Jeśli potrzebujesz pomocy w doborze kasy do swojego biznesu – skontaktuj się z nami! Dobierzemy urządzenie, które ułatwi Ci prowadzenie własnej działalności i świetnie sprawdzi się w Twojej przestrzeni pracy.