KASA CZY DRUKARKA FISKALNA? CO WYBRAĆ? DORADZAMY!

Kasa, a może drukarka fiskalna? Oto jest pytanie, które powstaje w głowach wielu przedsiębiorców… Jak prowadzić ewidencję sprzedaży? Z którego urządzenia korzystać? Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział, która opcja posłuży Ci najbardziej.

Kasa czy drukarka?

Każdy przedsiębiorca rozliczający się z urzędem skarbowym w formie ryczałtu jest zobligowany do prowadzenia ewidencji przychodów, czego wymagają przepisy prawne, między innymi tzw. ustawa VAT. Nieprzestrzeganie tego obowiązku, może dla właściciela firmy łączyć się z poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi. Jednak sprawa nie jest wcale taka prosta. By dokładnie, a jednocześnie sprawnie ewidencjonować sprzedaż potrzebne są specjalistyczne urządzenia. Ich prawidłowy wybór też nie należy do najłatwiejszych. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie opcje: kasę lub drukarkę fiskalną. Czemu decyzja nie jest wcale łatwa? Urządzenia mają identyczne zastosowanie – ewidencjonować przychody – jednak ich działanie, obsługa, koszty oraz funkcje całkowicie się od siebie różnią.

Co daje kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to najbardziej podstawowe rozwiązanie w zakresie ewidencjonowania sprzedaży detalicznej. To urządzenie elektroniczne pracuje w pełni samodzielnie, ale może również działać jako część systemu kasowego. Posiada własne oprogramowanie, co daje możliwość tzw. pracy „off-line”, czyli bez wsparcia innych urządzeń. Wszelkie informacje oraz dane dotyczące sprzedaży mogą być zaprogramowane wcześniej na urządzeniu. Rejestracja oraz wystawienie paragonu następują od razu bezpośrednio po dokonanej sprzedaży. Jakie są główne atuty kasy fiskalnej?

• Jest to tańsza opcja – o tym warto pamiętać. Cena kasy jest zdecydowanie niższa od ceny drukarki fiskalnej. Co w przypadku zakupu większej ilości urządzeń robi sporą różnicę finansową dla właściciela firmy.
• Prosta obsługa – kasa jest nieskomplikowana w użytkowaniu, a także nie potrzebuje dodatkowego programu i działa jako samodzielne urządzenie.
• Posiada funkcję easy-load – czyli łatwą wymianę papieru potrzebnego do drukowania paragonów oraz potwierdzeń.
• Umożliwia wystawianie faktur VAT – niektóre z tych urządzeń posiadają funkcję wystawiania faktury bezpośrednio na paragonie.
• Wytrzymałość – są dobre do pracy w gorszych warunkach pogodowych (np. mrozy).

Są to jedne z najważniejszych zalet kasy fiskalnej. Jednak warto pamiętać również o jej wadach. Samodzielność pracy urządzenia oraz brak podłączenia do aktualizowanego oprogramowania sprawia, że większość danych, np. wszelkiego rodzaju promocje, trzeba wprowadzać ręcznie. Nie ma również możliwości „podglądania” aktualnego stanu towaru na magazynie. Kasa fiskalna ma raczej niewiele dodatkowych funkcjonalności. Oznacza to brak wprowadzania aktualizacji oraz wszelkich zmian, większy nacisk na manualne dodawanie danych, ograniczenie ilości usług, które można wprowadzić do systemu – co w finale daje mniej szczegółową ewidencję.

Jak korzystać z drukarki fiskalnej?

Drukarka fiskalna musi być zintegrowana z zewnętrznym programem sprzedażowym. To przede wszystkim ta cecha odróżnia ją od kasy fiskalnej, która działa samodzielnie. Wszelkie dane na drukarce są kontrolowane, aktualizowane i modyfikowane na poziomie programu, nie urządzenia. To wbrew pozorom duża wygoda dla użytkownika. Co jeszcze wyróżnia drukarkę fiskalną?

• Rzeczywisty podgląd stanu towaru w magazynie – dzięki połączeniu z programem, urządzenie umożliwia aktualizację stanu artykułów przeznaczonych do sprzedaży. Jest to niezwykle funkcjonalna cecha.
• Wystawianie faktur VAT– każda drukarka fiskalna ma możliwość wystawiania faktur.
• Pozwala na bardziej zaawansowane operacje – np. na drukowanie niefiskalnych dokumentów, tworzenie analiz i raportów.
• Archiwizacja paragonów – prosta rejestracja sprzedaży pomaga w późniejszym szybkim dostępie do archiwalnych paragonów.
• Drukarka daje możliwość wprowadzenia zdecydowanie większej liczby danych niż kasa fiskalna.

Podstawową wadą drukarki fiskalnej jest jej brak samodzielności. Musi być podłączona do zewnętrznego programu. Warto jednak pamiętać, że opcja ta daje przy okazji inne możliwości (wymienione wyżej). Także istotną różnicą między drukarką a kasą jest cena. Ta pierwsza jest zdecydowanie droższa – natomiast razem z ceną, w górę wędruje także funkcjonalność.

Dla kogo kasa, a dla kogo drukarka?

Wybór pomiędzy kasą a drukarką fiskalną tak naprawdę zależy od potrzeb i finansowych możliwości przedsiębiorcy. Drukarka fiskalna bardziej przyda się w dużych hurtowniach, sklepach stacjonarnych, sklepach internetowych, czy firmach sieciowych (np. w kinach). Kasa fiskalna zdecydowanie lepiej sprawdzi się w mniejszych przedsiębiorstwach oraz w jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie część funkcji, jakie daje drukarka byłaby być może niewykorzystywana. Dokonując wyboru, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę charakterystykę swojej działalności oraz potrzeby sprzedawców.