Zakładasz firmę i zastanawiasz się, czy od pierwszego dnia potrzebujesz kasy fiskalnej? A może prowadzisz działalność od jakiegoś czasu i nie wiesz, czy po przekroczeniu określonego limitu musisz kupić urządzenie? To jedne z najczęstszych pytań, jakie pojawiają się u przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż.
Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, komu sprzedajesz swoje towary lub usługi oraz w jakiej branży działasz. W niektórych przypadkach kasa fiskalna będzie potrzebna dopiero po spełnieniu określonych warunków. Są jednak działalności, w których obowiązek pojawia się już przed obsługą pierwszego klienta.
Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa, a kiedy można skorzystać ze zwolnienia?
Podstawowa zasada jest prosta. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Jeżeli świadczysz usługi wyłącznie dla innych firm lub instytucji, obowiązek ten co do zasady nie występuje.
Nie oznacza to jednak, że każda sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych od razu wymaga zakupu kasy. Przepisy przewidują kilka zwolnień. Najbardziej znane dotyczy limitu sprzedaży wynoszącego 20 000 zł rocznie. Jeżeli obrót na rzecz osób fizycznych nie przekroczy tej kwoty, przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit wylicza się proporcjonalnie.
Przepisy przewidują również inne przypadki zwolnień, między innymi dla wybranych czynności wskazanych w rozporządzeniu czy części sprzedaży wysyłkowej, pod warunkiem że zapłata wpływa na rachunek bankowy, a dokumentacja pozwala jednoznacznie powiązać ją z konkretną transakcją.
Branże, które muszą mieć kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży
Limit 20 000 zł nie obowiązuje wszystkich przedsiębiorców. Niektóre branże zostały całkowicie wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej od początku działalności dotyczy między innymi gastronomii (również sezonowej) oraz firm cateringowych. Takie same zasady obejmują:
- salony fryzjerskie,
- kosmetyczne i kosmetologiczne,
- gabinety lekarskie i stomatologiczne,
- kancelarie prawne czy doradców podatkowych.
Na liście znajdują się również:
- warsztaty samochodowe,
- serwisy wykonujące wymianę opon,
- stacje kontroli pojazdów
- oraz myjnie samochodowe.
Przepisy obejmują także sprzedaż wybranych grup towarów, takich jak:
- sprzęt elektroniczny,
- wyroby tytoniowe,
- alkohol,
- perfumy,
- paliwa
- czy wyroby z metali szlachetnych.
W przypadku tych działalności kasa fiskalna musi zostać uruchomiona jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży dla klientów indywidualnych.
Kiedy kupić kasę fiskalną i ile masz czasu po utracie zwolnienia?
Termin zakupu urządzenia zależy od tego, z jakiego rodzaju zwolnienia korzysta przedsiębiorca. Jeżeli działalność znajduje się w grupie wyłączonej ze zwolnienia, kasa fiskalna musi być gotowa do pracy jeszcze przed pierwszą sprzedażą.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców korzystających z limitu 20 000 zł. Po jego przekroczeniu przepisy przewidują okres przejściowy. Zakup i uruchomienie kasy powinny nastąpić przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.
Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy obowiązek stosowania kasy dotyczy Twojej branży od pierwszego dnia, czy możesz korzystać ze zwolnienia. Pozwoli to odpowiednio zaplanować zakup urządzenia i uniknąć problemów związanych z nieprawidłowym ewidencjonowaniem sprzedaży.
