Koniec dnia, zamknięty lokal, urlop albo kilka dni bez żadnej transakcji – czy kasa fiskalna online musi przez cały ten czas pozostawać włączona? Wątpliwości wynikają przede wszystkim z obowiązku komunikacji urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas. Nie oznacza on jednak, że kasa musi pracować bez przerwy, również wtedy, gdy firma nie prowadzi sprzedaży.
Trzeba natomiast odróżnić planowane wyłączenie urządzenia od awarii internetu lub zasilania występującej w godzinach pracy.
Kasa fiskalna online a brak sprzedaży – czy urządzenie musi działać przez cały czas?
Kasa online przesyła do Centralnego Repozytorium Kas dane dotyczące sprzedaży oraz informacje związane z pracą urządzenia. Komunikacja odbywa się automatycznie za pośrednictwem internetu, bez konieczności ręcznego wysyłania danych przez przedsiębiorcę.
Nie oznacza to jednak obowiązku pozostawiania kasy włączonej przez całą dobę. Jeżeli lokal jest zamknięty, firma ma przerwę w działalności albo w danym czasie nie prowadzi sprzedaży, urządzenie może zostać wyłączone. Kasa powinna być gotowa do pracy wtedy, gdy przedsiębiorca rozpoczyna obsługę klientów i rejestruje kolejne transakcje.
Inaczej należy podejść do sytuacji, w której kasa zostaje wyłączona w czasie prowadzenia sprzedaży. Każda transakcja podlegająca ewidencji musi zostać prawidłowo zarejestrowana, dlatego urządzenie powinno być uruchomione przed rozpoczęciem obsługi klientów oraz mieć zapewnione połączenie umożliwiające komunikację z CRK.
Przerwa w dostępie do internetu lub zasilania – jak postępować zgodnie z przepisami?
Nie każda przerwa w łączności zależy od przedsiębiorcy. Awaria sieci, problemy techniczne operatora lub brak zasilania mogą czasowo uniemożliwić kasie przesłanie danych do repozytorium.
Zasady postępowania w takich przypadkach określa art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT. Jeżeli brak połączenia ma charakter przejściowy, przedsiębiorca nadal prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy i po ustaniu problemu niezwłocznie przywraca komunikację z CRK.
Nie należy zastępować kasy ręcznym zapisywaniem transakcji tylko dlatego, że chwilowo nie działa internet. Urządzenie przechowuje zarejestrowane informacje i może przekazać je po odzyskaniu łączności.
Jeżeli natomiast dostęp do sieci jest trwale utrudniony, podatnik powinien wystąpić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasowych.
W przypadku awarii samej kasy sytuacja wygląda inaczej. Jeżeli urządzenie nie pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży, dalsza obsługa klientów jest możliwa wyłącznie przy użyciu kasy rezerwowej.
Powrót kasy do pracy po okresie bezczynności – o czym powinien pamiętać przedsiębiorca?
Po ponownym uruchomieniu urządzenia warto przede wszystkim sprawdzić połączenie z internetem oraz upewnić się, że kasa komunikuje się z CRK. Ma to szczególne znaczenie po dłuższej przerwie, zmianie miejsca pracy urządzenia lub problemach technicznych z siecią.
Przed rozpoczęciem sprzedaży należy także skontrolować podstawowe ustawienia, stan papieru i poziom naładowania akumulatora. W przypadku kasy mobilnej warto wcześniej upewnić się, że urządzenie ma dostęp do sieci również poza stałą siedzibą firmy.
Planowane wyłączenie kasy w czasie, gdy sprzedaż nie jest prowadzona, nie stanowi problemu. Najważniejsze, aby po wznowieniu pracy urządzenie było sprawne, połączone z internetem i gotowe do prawidłowego zarejestrowania pierwszej transakcji. Jeśli kasa nie nawiązuje komunikacji z CRK lub wyświetla komunikaty o błędach, najlepiej skontaktować się z autoryzowanym serwisem przed rozpoczęciem obsługi klientów.
