Nie można ewidencjonować obrotu oraz kwot VAT należnego za pomocą kasy rejestrującej nabytej bez ważnej homologacji.

Ważna homologacja stanowi bowiem potwierdzenie, że kasa rejestrująca prawidłowo raportuje dane transakcji, w szczególności obrót oraz kwoty VAT należnego. Warunkiem dopuszczenia stosowania kasy do ewidencjonowania jest również odpowiednie przechowywanie danych lub ich bezpieczny przekaz na zewnętrzne nośniki danych oraz unikatowy numer pamięci fiskalnej kasy. Niespełnienie tych wymogów skutkuje odmową wydania przez prezesa Głównego Urzędu Miar właściwego potwierdzenia, a w konsekwencji brakiem możliwości prowadzenia ewidencji za pomocą kasy.

Kasy fiskalne muszą spełniać bardzo szczegółowe warunki konstrukcyjne narzucone przez Ministerstwo Finansów. Są to w szczególności:

• budowa (moduł fiskalny, pamięć fiskalna, klawiatura, wyświetlacz, mechanizm drukujący i akumulatory),
• funkcjonalność,
• oprogramowanie na PC umożliwiające odczyt zawartości pamięci fiskalnej na kasie,
• reakcje na sytuacje krytyczne (np. brak papieru),
• zanik zasilania,
• podmianę pamięci fiskalnej o tej samej zawartości z tym samym numerem unikatowym,
• podmianę nośników kopii elektronicznej(dla kas z kopią elektroniczną),
• funkcjonalność programu archiwizującego itp.

Bardzo skrupulatnie jest dokonywana inspekcja podstawowych plików stanowiących fundament kodu źródłowego dostarczonego przez producenta. W badaniach funkcjonalnych istotne są symulacje związane z ze sprzedażą na kasie - aktualnie w GUM wykonuje się dla losowo wybranych danych o sprzedaży (do 8400 wartości towaru ilości, ceny oraz 21 zestawów 7 różnych wartości stawek podatku) dla trzech zestawów walut ewidencyjnych PLN, EUR i USD, w których sprzedaże są ograniczone do 7 raportów fiskalnych dobowych przy maksymalnie 20 paragonach 20 pozycyjnych, a wynikiem jest porównanie trzech wydruków łącznych raportów fiskalnych okresowych dla walut ewidencyjnych z wartościami wzorcowymi wyznaczonymi w skoroszycie kalkulacyjnym.

Proces homologacji modelu kasy wymaga złożenia przez wnioskodawcę (producenta/importera) pełnej dokumentacji i odpowiedniego egzemplarza kasy (zwykle co najmniej dwóch egzemplarzy) oraz zestawu pamięci fiskalnych, programu do odczytu pamięci fiskalnej i opcjonalnie nośników kopii elektronicznej oraz programu archiwizującego.

Należy zauważyć, że używanie kasy rejestrującej nabytej po wygaśnięciu homologacji może powodować wadliwe raportowanie transakcji czy też niezapewnienie wymaganych standardów ochrony danych. Zatem trudno nie zgodzić się ze stanowiskiem łódzkiej Izby Skarbowej. Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy mogą używać do raportowania obrotu i kwot podatku należnego tylko takie kasy rejestrujące, które nabyli w okresie ważnego potwierdzenia. Nabycie kasy bez ważnej homologacji nie będzie więc uprawniało podatnika do jej zafiskalizowania i używania do ewidencjonowania.